Las 10 normas no verbales a valorar para gestionar eficazmente una reunión. (1/3)

En la actualidad, una de las claves para poder desarrollar con eficacia nuestro desempeño profesional es realizar una correcta gestión de las reuniones. Este tipo de actividad laboral, en muchos casos, se convierte en punto central de nuestra vida laboral. Esta es la razón que podría explicar porque si buscamos en cualquier buscador la palabra reunión, obtenemos un total de 347 millones de entradas; y si colocamos “meeting” la cifra asciende a 776 millones.

 

En estas entradas se explica cómo planificar, estructurar, desarrollar y evaluar este tipo de actividad laboral, pero las referencias a cómo aprovechar las ventajas de la comunicación no verbal en ellas son más bien escasas. A continuación desarrollaremos 10 normas no verbales a valorar para gestionar eficazmente una reunión.

 

En primer lugar recordaremos que para nosotros el objetivo principal de la mayoría de las reuniones es comunicar de una forma eficaz una información a nuestros colaboradores o clientes, y que ésta sea comprendida e implementada  adecuadamente por los asistentes a la reunión.  Con esta premisa presentaremos los aspectos no verbales relacionados con la gestión del tiempo de una reunión, el tipo de uso de material de oficina durante las reuniones,  la ubicación de los asistentes y su posición corporal durante la misma.

 

Aspectos no verbales relacionados con la gestión del tiempo.

 

1. ¿A qué hora convocamos la reunión?

 

Para poder decidir a qué hora convocamos nuestra reunión deberemos tener en cuenta a nivel no verbal que una reunión situada antes del desayuno, la comida o la salida del trabajo suele desarrollarse de una forma más rápida que las ubicadas a principio de la jornada laboral o después del desayuno. Por tanto le sugerimos aprovechar esta información para facilitar la dinamización y activación de los asistentes a sus reuniones.

 

2. ¿Cuánto duran las reuniones eficaces?

 

La capacidad de atención del ser humano es limitada. Aceptar esta sentencia implica que nunca programaremos una reunión que dure más de una hora si deseamos que nuestros colaboradores no desconecten de la misma.

 

3. La curva de la atención.

 

La curva de la atención en una reunión responde al efecto de primacía y de recencia, propios de nuestra memoria, presentando un nivel optimo de atención en los momentos iniciales y finales de la reunión, sin olvidar que sobre el minuto 30 o 35 vuelve a producirse una subida en el grado de atención de nuestros colaboradores de una forma general.

 

La puntualidad a la hora de iniciar las reuniones, la gestión de los temas del orden del día o el momento ideal de la participación de los asistentes  también son aspectos relevantes y si deseáis profundizar sobre estos u otros aspectos relacionados con la gestión no verbal del tiempo en las reuniones, espero vuestras sugerencias vía mail o Twitter.

 

Antonio Herranz Sotoca

Psicólogo Social

@tbahs

 

 

The 10 standards to assess nonverbal to effectively manage a meeting. (1/3)

 

Currently, one of the keys to effectively develop our professional performance is to the proper management of the meetings. This type of work in many cases becomes the central point of our working lives. This is the reason that could explain why if we search the word at any meeting, we get a total of 347 million entries and if we put “meeting” the figure is 776 million.

 

These entries explains how to plan, structure, develop and evaluate this type of work, but references to how to take advantage of nonverbal communication in them are rather scarce. Here we present 10 to assess nonverbal rules to effectively manage a meeting.

 

First recall that for us the main goal of most meetings is to communicate in an efficient information to our partners or customers and that this is understood and implemented properly by those attending the meeting. With this premise present nonverbal aspects related to managing a meeting time, the type of use of office equipment during meetings, the location of the attendees and your body position during it.

 

Nonverbal aspects related to time management.

 

1. At what time the meeting convened.

 

In order to decide what time we convened our meeting we take into account non-verbal level, that a meeting located before breakfast, lunch or after work usually develops more quickly than those located at the beginning of the workday or after breakfast. Therefore we suggest to use this information to facilitate the revitalization and activation of attendees at meetings.

 

2. The last effective meetings.

 

The attention span of man is limited. Accepting this statement implies that never schedule a meeting lasting more than an hour, if we want our employees not disconnected from it.

 

3. Curve attention.

 

The curve of the attention in a meeting responds to the effect of primacy and recency, our own memory, presenting an optimal level of care in the initial and final moments of the meeting, without forgetting that about 30 or 35 minutes longer occurs an increase in the degree of attention of our staff in a general way.

 

 

 

The timeliness in initiating meetings, management of the issues on the agenda, the ideal time audience participation, etc.. are also relevant aspects and if you want further about these and other aspects of nonverbal management meeting time hope your suggestions by mail or twitter.

 

Antonio Herranz Sotoca

@tbahs

Social Psychologist

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