Las 10 normas no verbales a valorar para gestionar eficazmente una reunión. (2/3)

Continuando con las normas no verbales a valorar para gestionar mejor una reunión, en esta entrada nos centraremos en el tipo de material de oficina y la ubicación de los asistentes en las reuniones .

Aspectos no verbales relacionados con el material de oficina durante las reuniones.

4. A las reuniones siempre con bolígrafo y papel o similar.

 Cuando una persona se presenta para celebrar una reunión, sea del tipo que sea, siempre debemos demostrar a nuestros interlocutores, un mínimo de respeto. Cuando aparecemos en una sala de reuniones sin bolígrafo y sin papel para poder tomar notas, la imagen que se transmite hacia nuestro interlocutor es de falta de interés por él y por su mensaje.

En el otro extremo también hemos podido comprobar que hay personas que se presentan a las reuniones con gran cantidad de material de oficina (tres lápices, dos gomas, dos sacapuntas, un par de lápices fluorescentes, algunos colores, pos-it, etc.). Lejos de demostrar a nuestro interlocutor un gran respeto por su persona y lo que tiene que decir, estamos convirtiéndonos en el centro de atención de la reunión y en consecuencia dificultando su labor.

5. Los Garabatos.

A lo largo de las reuniones es normal observar como algunas personas mientras escuchan están dibujando en sus cuadernos. Independientemente de las posibles interpretaciones psicológicas que este tipo de dibujos pueden generar, si nuestro  interlocutor está pendiente de su auditorio para evaluar cual es el nivel de asimilación de su mensaje y observa como las personas están concentradas en otra actividad, seguro que por educación no hará ninguna referencia a esa situación, pero su percepción y emociones no serán nada agradables.

Aspectos no verbales relacionados con la ubicación de los asistentes durante las reuniones.

El otro día tomaba un café con un amigo que volvía de su viaje de bodas, y me explicaba que uno de los momentos más difíciles de la preparación de su boda, fue cuando tuvieron que decidir la ubicación de los asistentes para el banquete nupcial. Donde sentar a cada persona, en función de su importancia y relación fue mas que un reto un suplicio.

Este tipo de detalles también inciden en las reuniones, aunque no lo crean nuestra ubicación dentro de una sala de actos, de reuniones, etc. es importante.

6. En una reunión siempre hay un equipo local y un equipo visitante.

Cuando las reuniones se celebran en una sala de nuestra empresa para atender a un cliente o proveedor, cuando celebramos una reunión de trabajo con nuestros colaboradores en la misma sala de siempre, etc., nuestras sensaciones iniciales como organizador del evento son de tranquilidad y dominio del espacio. Este factor nos permite estar más relajados y seguros de nuestro desempeño profesional. Esta seguridad y control que genera el espacio más cercano o conocido nos permite disfrutar de una sensación de comodidad que mejora nuestra eficacia.

Del mismo modo cuando asistimos a una reunión como invitado, bien sea porque visitamos a un cliente, porque vamos a la sala de reuniones de nuestra empresa o al despacho del jefe, nuestra primera sensación no es muy agradable por inseguridad, desconocimiento o incluso respeto. Todo este tipo de impresiones facilitan una cierta sensación de hostilidad que debemos controlar para que no afecte a los resultados esperados de la reunión de trabajo.

Valoremos este tipo de información a la hora de hacer más confortable, segura y apetecible una reunión de trabajo con cualquiera de nuestros colaboradores, clientes o proveedores de servicio. Aunque imperceptible este es un valor que la gente aprecia y agradece, además de potenciar la efectividad de las reuniones de trabajo.

Si deseáis profundizar sobre estos u otros aspectos relacionados con la gestión no verbal del tiempo en las reuniones, espero vuestras sugerencias vía ydros@ydros.com o @tbahs .

The 10 standards to assess nonverbal to effectively manage a meeting. (2/3)

Continuing to assess nonverbal rules to better manage a meeting, in this post we will focus on the type of office equipment and the location of the participants in the meetings:

Nonverbal aspects related to office equipment during meetings.

4. The meetings always with pen and paper or the like.

 When a person has to hold a meeting, whatever kind it is, we must always show our partners, a modicum of respect. When we appear in a meeting room with no pen and no paper to take notes, the image is transmitted to our partner’s lack of interest in him and his message.

At the other end also we proved that there are people who show up for meetings with large amount of office (three pencils, two tires, two sharpeners, a pair of fluorescent pencils, some colors, post-it, etc..) . Far from demonstrating our interlocutor great respect for him and what he has to say, we are becoming the focus of the meeting and thus hamper their work.

5. The doodles.

Throughout the meetings is normal to notice how some people while listening are drawing in their notebooks, regardless of possible psychological interpretations such drawings can be generated. If our partner is aware of your audience to evaluate what level of assimilation of the message and see how people are concentrated in another activity, education insurance that will not make any reference to that situation, but their perceptions and emotions will be nothing nice.

Nonverbal aspects related to the location of the attendees at meetings.

The other day I took a coffee with a friend who returned from their wedding trip, and I explained that one of the most difficult moments of your wedding preparation, it was when they had to decide the location of the attendees to the wedding feast. Where lay to each person according to their importance and relationship was more of a challenge an ordeal?

Such details also affect meetings, believe it or not our location within a hall, meeting rooms, etc.. is important.

6. At a meeting there is always a local team and a visiting team.

When meetings are held in a room of our company to serve a customer or supplier, when we held a meeting with our partners in the same old room, etc.. Our initial feelings as organizer of the event are of tranquility and space domain. This factor allows us to be more relaxed and confident in our professional performance. This sense of security and control that generates the closest space or known allows us to enjoy a sense of comfort that improves our efficiency.

Similarly when we attended a meeting as a guest, either because visiting a customer, because attends the meeting of your company or to the office of his boss, our first feeling is not very nice, insecurity, ignorance, respect, all such sensations provide some sense of hostility that we must control that does not affect the expected outcomes of the meeting.

Rate this information when you comfortable, safe and inviting a working meeting any of its employees, customers or service providers, although imperceptible this is a value that people perceive and appreciated, and can enhance the effectiveness of the meetings.

If you wish to elaborate on these or other aspects of nonverbal management meeting time hope your suggestions  ydros@ydros.com or @tbahs.

Anuncios

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s

A %d blogueros les gusta esto: