Las 10 normas no verbales a valorar para gestionar eficazmente una reunión. (3/3)

En esta ultima entrada sobre la Comunicación no verbal y las reuniones, hablaremos de la ubicación y posición de los asistentes durante las reuniones, así como la importancia de un buen orden del día.

¿Donde nos sentamos?.

7. ¿Sabia que cada una de las sillas de la sala de reuniones tiene un papel?

Utilizando como referencia una mesa rectangular les podemos asegurar que según en la posición donde nos sentemos obtendremos un tipo de respuesta u otra de nuestros colaboradores.

En una mesa rectangular la posición A, es la que ejerce mayor influencia. En una reunión de personas del mismo status social, la que se ubica en la posición A es la que tendrá una influencia más fuerte, siempre que no de la espalda a una puerta. Si es A, quien posee la mayor influencia, le seguirá  inmediatamente la posición B, luego la C, después la D.

 Imagen

Las posiciones que mas facilitan la colaboración son las que permiten posiciones de 45 grados entre los participantes y las que mas dificultan  la colaboración son las posiciones opuestas.

Sin olvidar que la ubicación escogida por los asistentes a la reunión revelaran algunos aspectos de la actitud de cada persona hacia los demás.

8. “Somos animales de costumbres”.

Esta confirmado que en mas de un 70% de las ocasiones las personas tienden a ocupar el mismo espacio donde sentarse siempre que pueden escoger, es decir que la gran mayoría de personas tienden a repetir ubicación en una mesa de reuniones.

Observe este tipo de conductas entre sus colaboradores habituales y recuerde que esta relacionado con la sensación de seguridad percibida. En un entorno no habitual esta sensación aumenta cuando repetimos un espacio  que ya hemos ocupado con anterioridad.

Esta sensación de seguridad es un valor a tener en cuenta en reuniones donde deseamos generar nuevas dinámicas o nuevas formas de abordar un problema y la mejor manera de transmitir esta necesidad de cambio es efectuando un cambio en las posiciones habituales de nuestros asistentes. La forma mas sencilla de forzar este cambio es cambiando su ubicación habitual dentro de la mesa de reuniones.

9. Como nos sentamos? Intente evitar la postura champiñón[1].

Actualmente existe la tendencia a arquear los hombros hacia abajo y el torso hacia atrás, generando una sensación de apatía generalizada, que es denominada la “postura del champiñón”. La Postura del Champiñón se caracteriza por una forma curvada de los hombros, con la espalda torcida y ligeramente inclinada hacia atrás. La imagen que se transmite es de una persona poco comprometida, apática y sin capacidad de convicción.

La validez de estas percepciones se comprueba tanto de pie como sentado. Si observamos a la misma persona, con la misma indumentaria,  en la misma ubicación pero con la espalda alineada las percepciones que se obtienen son mucho mas positivas. La alineación de nuestros hombros es una clara señal de implicación, interés y ganas de colaborar. Si deseamos transmitir estos valores a nuestro interlocutor, solo deberemos ser capaces de mantener una correcta posición del cuerpo. Una posición que entre el tronco y nuestros hombros dibuje una T.

10. El orden del día de su reunión.

La información que proporciona el orden o el desorden, de nuestro orden del día y su seguimiento es un aspecto a tener muy en cuenta en las reuniones, dado que el desorden nos habla de personas con tendencia a la despreocupación y la comodidad mientras que el orden, por su parte refleja preocupación sistemática e interés.

En términos generales, en referencia al orden, hemos de apuntar que:

  • El orden se comprende mejor que el desorden.
  • El orden reduce las posibilidades de error.

La mejor forma de resolver esta sensación de desorden es empezar las reuniones con una enumeración de los temas que abordara y acabarla recordando los temas sobre los que se han tratado y las conclusiones a las que hemos llegado.

Si deseáis profundizar sobre estos u otros aspectos relacionados con la gestión no verbal del tiempo en las reuniones espero vuestras sugerencias vía ydros@ydros.com o @tbahs


[1] https://dosydroson2.wordpress.com/2009/10/26/dosydros-en-comunicacion-no-son-cuatro/

The 10 standards to assess nonverbal to effectively manage a meeting. ( 3/3)

In this last entry on nonverbal communication and meetings, we will continue talking about the location and position of the attendees at meetings, and the importance of a good agenda.

Where we sat?.

7 . Did you know that each of the chairs in the meeting room has a role?.

By reference to a rectangular table we can assure you that according to the position where we sit get a response type or another of our partners.

In a rectangular table position A, is the most influence. At a meeting of people of the same social status, which is located at position A is the one that will have a stronger influence, if not back to a door. If A, who has the most influence, immediately followed by the position B, then C, then D.

mesa_post10normasnoverbales

The more positions that facilitate collaboration are what allow 45 degree positions between participants and the collaboration that are more difficult opposing positions.

Not to mention that the location chosen by those attending the meeting revealed some aspects of each person’s attitude toward other.

8. We are creatures of habits.

This confirmed that more than 70% of the time people tend to occupy the same space to sit when they can choose, the vast majority of people tend to repeat location on a conference table.

Note this type of behavior among its regular contributors and remember that is related to the perceived sense of security. In a domestic environment this feeling usually increases when we repeat that we have a space previously occupied.

This sense of security is worth to consider in meetings where we want to generate new dynamics and new ways of approaching a problem and the best way to convey this need for change is effecting a change in the usual positions of our assistants. The easiest way to force this change is changing its usual location within the conference table.

9. As we sit?. Try to avoid “mushroom posture”[1].

Currently there is a tendency to arch your shoulders down and back torso, creating a feeling of general apathy, which is called the “mushroom posture”.

The Mushroom posture is characterized by a curved shape of the shoulders, his back twisted and tilted back slightly. The image conveyed is an uncompromising person, apathetic and persuasiveness.

The validity of these perceptions is checked both standing and sitting. If we look at the same person, with the same clothes, in the same location but with the back aligned perceptions obtained are much more positive. The alignment of our shoulders is a clear sign of involvement, interest and willingness to cooperate. If we pass these values ​​to our partner, we will only be able to maintain proper body position. A position between the trunk and our shoulders draw a T.

10. The agenda of the meeting,

The information provided by the order or disorder of our agenda and monitoring is an aspect to be taken into account in the meetings, as the disorder speaks of people prone to carelessness and comfort while the order, meanwhile reflects systematic concern and interest.

In general terms, referring to the order, we should note that:

• The order realization that disorder.

• The order reduces the chances of error.

The best way to resolve this sense of disorder is to begin meetings with a list of the issues addressed and finish recalling the topics that have been addressed and the conclusions we have reached.

If you wish to elaborate on these or other aspects of nonverbal management meeting time hope your suggestions via ydros@ydros.com or @ TBAHS .


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